Реестр документов в Битрикс24

17 Фев 2020   |   Битрикс24

Реестр документов в Битрикс24

Делопроизводство — важная часть деятельности любого предприятия, как частного так и государственного. С годами в компании скапливается большое количество документов, хранение которых важно правильно организовать. Для этого создаются реестры документов — списки входящих и исходящих документов компании. Важно учитывать, что разные подразделения работают с разными типами документов,  например, у отдела продаж есть реестр договоров покупателями, у отдела маркетинга — договоры с поставщиками услуг.

Задача клиента 

Организация реестра документов в Битрикс24 для упрощения работы всем сотрудникам, которые с ними работают. Перенос архива документов из MS SharePoint. Права доступа должны быть разграничены между сотрудниками и подразделениями. Обязательные условия — удобный поиск, возможность редактирования, загрузки и выгрузки документов.

Организация реестра документов в Битрикс24

Стандартного функционала Битрикс24 хватает, чтобы сгенерировать договор и при помощи бизнес-процессов сохранить этот договор в нужную папку на диске.
Но как быть, если документы изначально хранились в MS SharePoint и накопилось их достаточно большое количество? А ещё представьте, что все эти документы нужно просматривать в списке со своим набором полей, которые должны быть видны не всем сотрудникам.

рд1.jpg


Интеграция с sharepoint у Битрикс24 имеется, но нам она не подходит в силу описанных выше условий. К тому же, с точки зрения иерархии работать с этими документами в битриксе будет неудобно. Тогда мы решили доработать Диск таким образом, чтобы все документы можно было загружать с нужной заказчику иерархией, настраивать свои права доступа на просмотр документов/папок, а также указывать дополнительную информацию по каждому из документов.
Начнём с того, что мы доработали внешнее отображение документов и вывели туда необходимую дополнительную информацию:

рд2.jpg


Кроме этого, мы сделали возможным поиск и сортировку по требуемой дополнительной информации:

рд3.png



Типовой функционал Битрикс24.Диск позволяет настраивать права доступа на те или иные папки или файлы в них, соответственно, можно достаточно гибко настроить, какие документы можно просматривать, а какие редактировать.
Кроме этого, была доработана форма добавления документа, чтобы дополнительная информация отображалась и там тоже:

рд4.png


Также для заказчика был доработан механизм импорта существующих документов из внешней системы, а именно их свойств. В данном случае использовался Excel, где у каждого документа был свой набор дополнительной информации, что позволило нам настроить соответствие ещё не загруженных файлов с их свойствами. Тогда, загрузив позднее файлы, дополнительные свойства автоматически присвоятся соответствующим документам.
Через административную панель сайта существует возможность выгрузить отфильтрованный определённым образом список документов:
рд5.png

Результат

Клиент  получил полноценный реестр документов в Битрикс24 с возможностью загрузить файл в Битрикс24.Диск, настроить права сотрудникам на просмотр или редактирование документов, указать дополнительную информацию к каждому из документов, фильтровать документы по этим параметрам и экспортировать результат фильтрации в Excel


Вернуться к списку