Автоматизация согласования договоров для Moremio в Битрикс24
Moremio — российский fashion‑бренд одежды, активно развивающий продажи на маркетплейсах, в том числе на Wildberries. Компания растёт и масштабирует поставки, поэтому ей важно быстро и безошибочно оформлять договорные отношения с контрагентами.
Цель проекта
Создать прозрачный, управляемый и полностью цифровой процесс согласования договоров между сотрудниками компании и контрагентами внутри Битрикс24, с фиксацией решений и уведомлениями на каждом этапе.
Задачи проекта
- Организовать единый вход в процесс из Ленты новостей Битрикс24.
- Собрать структурированную форму для ввода всех реквизитов по договору и контрагенту.
- Автоматически создавать карточку на наглядной канбан‑доске с маршрутизацией по стадиям.
- Настроить задания для каждого участника: руководитель инициатора → юрист → бухгалтерия → главный бухгалтер → финдиректор → руководитель компании.
- Дать возможность отправлять договор на доработку предыдущим участникам с комментариями.
- Фиксировать в карточке протокол решений и историю изменений.
- Включить систему уведомлений в чат и на e‑mail, включая причины отказов.
- Зафиксировать финальный шаг: загрузка скана подписанного договора и указание формата подписания (ЭДО/бумажный носитель).
Решение
Шаг 1. Запуск процесса из Ленты
Сотрудник‑инициатор запускает бизнес‑процесс «Согласование договора» прямо из Ленты новостей. В один клик открывается мастёр‑форма — это снижает порог входа и дисциплинирует запуск из единой точки.
Рис. 1 — Окно запуска бизнес‑процессов и выбор процесса «Согласование договора»
Шаг 2. Заполнение формы договора
Инициатор вносит все ключевые реквизиты: компанию‑контрагента, ИНН, предмет и сумму договора, сроки действия, условия оплаты и доставки, формат подписания и контактные данные. Обязательные поля помечены звёздочкой — это исключает неполные заявки.
Рис. 2 — Структурированная форма ввода данных по договору.
Шаг 3. Создание карточки и канбан‑управление
После отправки данные автоматически сохраняются в карточку на канбан‑доске направления «Согласование договоров». Карточка стартует на стадии «Согласование руководителем инициатора». Сумма и ключевые параметры видны на превью.
Рис. 3 — Канбан‑доска процесса с автоматически созданной карточкой.
Шаг 4. Задания участникам и маршрутизация
Руководителю инициатора приходит Задание со всей информацией и кнопками: утвердить, отклонить или отправить на доработку. Аналогичные задания получают юрист, бухгалтерия, главный бухгалтер, финдиректор и руководитель компании. При доработке карточка автоматически возвращается ответственному этапу.
Рис. 4 — Задание участнику с полным описанием договора и выбором решения.
Шаг 5. Карточка как «протокол согласования»
В карточке хранится вся история: вложения, комментарии, смены стадий и итоги каждого участника. Это единый источник правды и полноценный журнал аудита, который всегда доступен всем участникам.
Рис. 5 — Карточка с вложениями, связями и лентой изменений.
Шаг 6. Фиксация итогов по ролям
Итоговое решение и комментарии каждого участника фиксируются отдельными блоками: руководитель, юрист, бухгалтер, главный бухгалтер, финдиректор и др. Любое отклонение сопровождается обязательным указанием причины и рассылается всем участникам.
Рис. 6 — Раздел «Итоги» с решениями и комментариями по ролям.
Шаг 7. Уведомления и e‑mail
Система уведомляет сотрудников в реальном времени в Битрикс24 и направляет e‑mail (например, юристу) о необходимости согласования. Каждый видит статусы и причины отказов — коммуникация становится прозрачной.
Рис. 7 — Системные уведомления о задачах и ключевых событиях процесса.
Результат
- Единый, управляемый процесс согласования в Битрикс24 вместо разрозненной переписки и файлов.
- Сокращён цикл согласования за счёт автоматической маршрутизации, типовых заданий и исключения повторного ввода данных.
- Прозрачность: канбан‑доска с актуальными стадиями и суммой договора, видимость ответственных на каждом шаге.
- Контроль качества: обязательные поля, фиксирование причин отказов и обязательная доработка с комментариями.
- Юридическая чистота: сохранённая история действий и «протокол согласования», пригодный для аудита.
- Информирование: мгновенные уведомления в Битрикс24 и письма на e‑mail, чтобы ни один шаг не был пропущен.
- Подписание и закрытие: финальный этап с загрузкой скана подписанного документа и фиксацией формата (ЭДО/бумага).
