Систематизация и автоматизация процесса согласования договоров в Bitrix24

Систематизация и автоматизация процесса согласования договоров в Bitrix24

Цель проекта

Создать прозрачный, управляемый и автоматизированный процесс согласования договоров (внешних и внутренних) с возможностью отслеживания всех стадий и автоматическим формированием листа согласования.

Задачи проекта

До внедрения автоматизации процесс согласования договоров был фрагментированным: инициаторы направляли документы вручную по почте или в чатах, статусы терялись, а сроки согласования затягивались. Не было прозрачного понимания, на каком этапе находится документ, и кто отвечает за текущую итерацию.

1. Создать прозрачную Канбан-доску с четко выстроенными этапами согласования.

2. Реализовать удобную подачу заявки на согласование для инициаторов.

3. Настроить универсальные задания и уведомления для всех участников процесса.

Решение

Этап 1. Подача заявки на согласование договора

Для упрощения старта процесса была создана интерактивная форма «Подача заявки на согласование договора», доступная прямо из ленты новостей Bitrix24.

Форма включает обязательные и опциональные поля:

• Контрагент и ИНН
• Наименование и номер договора
• Сумма и срок действия
• Условия оплаты

После отправки формы в разделе “Согласование договоров” автоматически создаётся карточка договора, готовая к прохождению по этапам.

Этап 2. Цепочка и процесс согласования

Процесс реализован в формате Канбан-доски, где каждый этап соответствует определённой роли согласующего.
Цепочка согласования выглядит следующим образом:

1. Руководитель инициатора (определяется автоматически по структуре компании)

2. Юрист

3. Бухгалтер

4. Главный бухгалтер

5. Финансовый директор

6. Генеральный директор

Каждый участник получает уведомление о задаче согласования, а после завершения своего этапа документ автоматически переходит к следующему согласующему.

Этап 3. Карточка согласования договора

Карточка состоит из двух ключевых областей:

• Общий раздел — хранит основную информацию о договоре. До 90% данных заполняются автоматически на основе заявки.
• Таймлайн — отображает все действия и переходы карточки между стадиями, формируя прозрачную историю согласования.

Дополнительно в карточке формируется лист согласования, где фиксируются решения и комментарии всех участников цепочки.

Результаты внедрения

• Среднее время согласования сократилось более чем на 40%.
• Исключены потери информации между отделами.
• Руководители получили прозрачную аналитику по этапам и узким местам.
• Автоматически формируется лист согласования — без ручных правок и таблиц.

Созданный процесс стал единым цифровым пространством для работы с договорами — с понятной логикой, прозрачностью и удобством для всех участников.
Автоматизация на Bitrix24 позволила компании повысить управляемость процессов и ускорить принятие решений.