Кейс: Автоматизация процесса согласования отпуска в Битрикс24
Проблема
В компании не был выстроен и автоматизирован процесс согласования отпуска, а это значило:
- Каждый раз перед выходом в отпуск у сотрудника возникали вопросы: а как писать заявление? А где взять шаблон? А куда отнести? И множество других вопросов.
- Вопросами постоянно отвлекали HR или бухгалтера, а у них много своих задач :)
- Непонятный алгоритм обмена документами.
- Отсутствие шаблонов заявлений.
Даже если написать памятку с алгоритмом согласования отпуска, со временем она все равно потеряется.
Решение
Автоматизировать процесс согласования отпуска через бизнес-процессы в Битрикс24.Что мы сделали
1. Разместили процесс согласования отпуска в ленте новостей, куда у всех сотрудников есть доступ.
Пока не будут заполнены поля с датами отпуска и не прикреплено заявление на отпуск, бизнес - процесс не запустится.
3. После запуска бизнес-процесса сотруднику придет уведомление, чтобы он понимал, что происходит с его заявлением.
В ленте новостей тоже можно будет отследить бизнес-процесс
4. А вот что происходит у непосредственного руководителя:
Уведомление
Само задание.
Руководитель может утвердить или отклонить отпуск.
Если отпуск отклоняется, то руководитель указывает причину и бизнес-процесс с заданием возвращается сотруднику с комментарием. Например, были неверно указаны даты.
Сотрудник переписывает заявление, прикрепляет и задание вновь приходит руководителю.
А если руководитель утвердил отпуск, то сотруднику приходят уведомления:
5. Уведомление и задание у директора:
Такой же алгоритм подтверждения или отклонения
6. Уведомление у сотрудника при подтверждении:
7. Уведомление и задание у бухгалтера
После того, как бухгалтер вложил в задание приказ, бизнес-процесс возвращается сотруднику.
8. Уведомление и задание у сотрудника.
9. Дополнительное задание сотруднику, чтобы бухгалтер не искал оригиналы документов.
10. Возвращение бизнес — процесса бухгалтеру
11. И последнее уведомление сотруднику:
Какие проблемы решились благодаря автоматизации бизнес-процесса в Битрикс24?
- Выстроен четкий алгоритм процесса.
- Участникам процесса приходят уведомления и задания. Каждый знает, что должен сделать.
- Из процесса полностью убран HR, никто его не отвлекает.
- Налажен документооборот между сотрудником и бухгалтером.
- Уведомления о заданиях приходят в Битрикс24, на почту и отображаются в ленте новостей. Никто не пропустит задание :)