B2B-портал на 1С-Битрикс: что важно учесть до разработки

Понедельник, девять утра. Менеджер дистрибьютора металлопроката открывает почту: за выходные пришло тридцать заявок. Часть в Excel, часть текстом в письме, две - фотографией спецификации из мессенджера.

По каждой заявке нужно проверить остатки в 1С, поднять договор, посмотреть цену конкретного клиента, проверить дебиторку и вручную завести заказ. К обеду обработана только половина. Клиенты ждут счета.

У конкурента, где уже работает личный кабинет для оптовых клиентов, снабженец сам собрал заказ за десять минут, увидел свои цены, проверил наличие и получил документы без переписки с менеджером.

Эта статья для компаний, которые думают о разработке B2B-портала на 1С-Битрикс: производителей, дистрибьюторов, оптовых поставщиков, логистических и промышленных компаний. Убеждать, что портал нужен, не будем. Разберём, как устроен такой проект, какие решения нужно принять до разработки и где чаще всего возникают проблемы.

Зачем нужен B2B-портал

B2B-портал нужен не для того, чтобы просто перенести каталог на сайт. Его задача - дать оптовым клиентам рабочий инструмент: с персональными ценами, актуальными остатками, документами, историей заказов и понятными статусами.

Для компании такой портал снижает ручную нагрузку на менеджеров. Клиент сам собирает заказ, видит свои условия, скачивает документы и проверяет статус отгрузки без лишних писем и звонков.

Но B2B-портал сложнее обычного интернет-магазина. В рознице чаще всего достаточно показать товар, цену и кнопку покупки. В опте почти всё зависит от учётной системы: договоров, типов цен, скидок, лимитов, дебиторки, складов, юрлиц и правил отгрузки. Подробнее об этой разнице - в статье чем B2B-портал отличается от интернет-магазина.

Поэтому проект нужно начинать не с дизайна, а с понимания данных, процессов и интеграции с 1С.

Почему B2B-портал зависит от 1С

В B2B-продажах сайт не живёт отдельно от учётной системы. Он показывает клиенту данные, которые уже есть в 1С или должны туда вернуться после оформления заказа.

В 1С обычно хранятся:

• →номенклатура;
• →цены;
• →остатки;
• →склады;
• →договоры;
• →контрагенты;
• →юрлица;
• →скидки;
• →кредитные лимиты;
• →дебиторка;
• →счета, УПД и другие документы.

Если эти данные ведутся с ошибками, портал сразу покажет проблему клиентам. Например, в кабинете будет одна цена, а в счёте другая. Или товар будет отображаться как доступный, хотя на складе он уже зарезервирован.

После нескольких таких ситуаций клиенты перестают доверять кабинету и возвращаются к привычному формату: письмо менеджеру, звонок, Excel-файл, ручная проверка.

Поэтому до разработки нужно понять, насколько корректно в 1С ведутся данные и какие правила должны перейти в портал.

Какие данные нужно проверить до разработки

Перед запуском проекта важно разобрать несколько блоков.

Номенклатура

Нужно проверить, нет ли дублей, устаревших позиций, некорректных артикулов и товаров без нужных свойств. Если каталог большой, ошибки в номенклатуре быстро превращаются в ошибки на сайте.

Цены

Для B2B важны не только базовые цены, но и типы цен, скидки, договорные условия, ценовые группы и индивидуальные правила для клиентов.

Если часть условий хранится не в системе, а в переписке или в голове менеджера, портал не сможет корректно показать клиенту его цену.

Остатки

Нужно определить, какие остатки показывать клиентам:

• →общий остаток;
• →остаток по конкретному складу;
• →доступный остаток с учётом резервов;
• →товар в пути;
• →статус без точного количества.

В некоторых отраслях точные остатки показывать невыгодно. Тогда лучше использовать статусы: в наличии, мало, под заказ.

Контрагенты и юрлица

У одного клиента может быть несколько компаний, договоров и адресов доставки. Это нужно учесть в структуре личного кабинета.

Документы

Важно заранее определить, какие документы клиент сможет скачать сам: счета, УПД, акты сверки, закрывающие документы, спецификации.

Что должно быть в личном кабинете B2B-клиента

Функции портала зависят от бизнеса, но для большинства B2B-проектов есть базовый набор.

Персональные цены

Клиент должен видеть свои цены, а не общий прайс. Это одна из ключевых функций B2B-портала.

Цена может зависеть от договора, типа клиента, объёма закупки, скидки, региона, склада или специальных условий. Поэтому расчёт цены нужно проектировать аккуратно: где она считается, как часто обновляется и что происходит при изменениях в 1С.

Несколько юрлиц

У одного покупателя может быть несколько юрлиц. В кабинете нужно дать возможность выбрать нужную компанию, оформить заказ от её имени и получить документы по конкретному договору. Как такой кабинет устроен на практике, разбираем на примере личного кабинета дилера.

Для дистрибьюторов, производителей и оптовых поставщиков это частый сценарий.

Роли пользователей

В компании клиента могут работать разные сотрудники:

• →снабженец собирает заказ;
• →руководитель согласует закупку;
• →бухгалтер скачивает счета и закрывающие документы;
• →логист отслеживает отгрузку.

Для таких сценариев нужны роли и права доступа. Пользователь должен видеть только те действия и данные, которые относятся к его зоне ответственности.

Модерация доступа

В оптовый кабинет нельзя пускать всех без проверки. Новый клиент заполняет данные, менеджер проверяет компанию, назначает ценовую группу и открывает доступ.

Это защищает договорные цены и коммерческие условия.

Быстрый заказ

Оптовый клиент часто работает не через каталог, а через список артикулов. Поэтому в портале нужен быстрый заказ:

• →вставка списка позиций;
• →загрузка Excel-файла;
• →повтор прошлого заказа;
• →добавление товаров по артикулу;
• →работа с большими корзинами.

Корзина на 200-300 строк для B2B не исключение, а нормальный рабочий сценарий. Что для этого дорабатывают в интерфейсе, показываем в статье про доработку корзины для оптового магазина.

Остатки по складам

Клиенту важно понимать, можно ли оформить заказ сейчас и откуда будет отгрузка. Остатки могут отображаться по складам, с учётом резервов и товаров в пути.

Формат отображения зависит от коммерческой политики компании.

Документы

Клиент должен иметь доступ к документам без обращения к менеджеру. Это снижает количество ручных запросов и ускоряет работу бухгалтерии с обеих сторон.

Статусы заказов

Статусы помогают клиенту понимать, что происходит с заказом:

• →принят;
• →подтверждён;
• →ожидает оплаты;
• →оплачен;
• →собран;
• →отгружен;
• →передан перевозчику;
• →закрыт.

Статусы должны соответствовать реальному процессу внутри компании. Иначе клиент будет видеть формальные отметки, а не полезную информацию.

Рекламации

Для компаний с большим количеством отгрузок полезен блок рекламаций. Клиент может оформить претензию по недовозу, пересортице или браку и отслеживать её статус в кабинете.

Это снижает нагрузку на менеджеров и делает обработку претензий прозрачнее.

Готовое решение или разработка под процессы

На Маркетплейсе 1С-Битрикс есть готовые B2B-модули. Они могут включать личный кабинет, персональные цены, быстрый заказ, документы и стандартный обмен с 1С.

Такой вариант подходит, если процессы близки к типовым:

• →понятная структура клиентов;
• →стандартные типы цен;
• →без сложных правил согласования;
• →без большого количества исключений;
• →1С не сильно доработана;
• →интеграция укладывается в стандартный обмен.

На готовом решении проект стартует быстрее, а начальные затраты ниже.

Но у готового модуля есть предел. Если в продажах много индивидуальных условий, сложных согласований, нестандартных связей между юрлицами, ручных корректировок цен и доработанной 1С, модуль быстро превращается в набор постоянных правок.

Одна-две доработки допустимы. Если их десятки, дешевле и надёжнее проектировать решение под реальные процессы компании.

Отдельно нужно учитывать проекты, где на одном сайте есть розница и опт. 1С-Битрикс позволяет объединить B2C-витрину и B2B-кабинет: общий каталог, разные цены, разные сценарии оформления заказа. Это удобно в сопровождении, но повышает требования к производительности.

Как должен работать обмен с 1С

У 1С-Битрикс есть штатные механизмы обмена с 1С. С типовыми конфигурациями они закрывают базовые задачи. Но на больших B2B-проектах стандартного обмена часто недостаточно.

Проблемы начинаются на объёме. Например, если в каталоге 80 000 товаров и 15 типов цен, нужно передавать не только товары, но и сотни тысяч ценовых записей, остатки по складам, свойства, изображения и документы.

Полный обмен каждый час в такой ситуации невозможен. Он может не успеть завершиться до следующего запуска.

Чаще используют такую логику:

• →полный обмен выполняется ночью;
• →днём передаются только изменения;
• →критичные данные запрашиваются в момент действия пользователя.

Для обмена нужно заранее определить:

• →какие данные передаёт 1С;
• →какие данные возвращает сайт;
• →какая система считается главной по каждому типу данных;
• →как обрабатываются ошибки;
• →что происходит, если обмен прервался;
• →как быстро должны обновляться цены, остатки, лимиты и документы.

Цены и остатки обычно должны приходить из 1С. Заказ создаётся на сайте, но подтверждается и обрабатывается в 1С. Контент, описания и изображения могут храниться на сайте, если так удобнее для команды.

Если в контуре есть CRM, появляется ещё одна система. Тогда нужно точно определить, какие данные идут через CRM, какие через 1С, а какие остаются на сайте. Без этого системы начнут перезаписывать данные друг друга.

Какие данные должны обновляться сразу

Не все данные одинаково критичны по скорости обновления.

Описание товара, фотографии и часть характеристик можно обновлять по расписанию. Но есть данные, которые должны быть актуальными в момент оформления заказа.

К ним относятся:

• →кредитный лимит;
• →дебиторка;
• →доступный остаток;
• →резервы;
• →возможность отгрузки;
• →персональная цена;
• →статус оплаты.

Если такие данные обновляются только ночью, бизнес рискует принять заказ на неверных условиях. Например, отгрузить товар клиенту с превышенным лимитом или подтвердить позицию, которой уже нет в доступном остатке.

Для таких сценариев используют онлайн-запросы в 1С. Это сложнее в разработке, но даёт клиенту и менеджерам актуальную информацию.

Какие операции создают нагрузку

В B2B-портале нагрузку создаёт не только количество посетителей. У оптового портала пользователей может быть немного, но их действия тяжелее, чем в обычном интернет-магазине.

Основные источники нагрузки:

• →персональные цены;
• →большие корзины;
• →пересчёт скидок;
• →остатки по складам;
• →загрузка заказов из файлов;
• →выгрузка персонального прайса;
• →обмен с 1С;
• →документы;
• →онлайн-запросы по лимитам и дебиторке.

Обычные страницы можно кешировать. Но если каждый клиент видит свои цены, остатки и условия, страница собирается индивидуально. Это требует другой работы с производительностью.

Например, клиент загружает заказ на 300 строк. Система должна найти товары, проверить остатки, рассчитать персональные цены, применить скидки, учесть ограничения и передать заказ в 1С. Это намного тяжелее, чем обычный просмотр карточки товара. Как проверяют, выдержит ли магазин пиковую нагрузку, показываем на кейсе нагрузочного тестирования.

Поэтому производительность нужно считать не только по трафику, но и по реальным операциям пользователей.

Как выбрать редакцию 1С-Битрикс

Для многих B2B-проектов достаточно редакции Бизнес. Она подходит для проектов с большим каталогом, личным кабинетом, обменом с 1С и стандартными требованиями к надёжности.

Редакция Энтерпрайз нужна, когда у проекта есть повышенные требования:

• →высокая критичность простоя;
• →большой трафик;
• →сложная архитектура;
• →кластеризация;
• →геораспределённая инфраструктура;
• →особые требования службы безопасности;
• →глубокие доработки уровня платформы.

Не стоит выбирать старшую редакцию только из-за опасения, что портал "не выдержит". Чаще проблема не в редакции, а в архитектуре, качестве интеграции и работе с данными.

Если проекту со временем станет тесно в редакции Бизнес, переход на Энтерпрайз возможен без разработки с нуля.

Почему важны реестр российского ПО и сопровождение

1С-Битрикс входит в реестр российского ПО. Для B2B-компаний это может быть важным фактором при согласовании проекта с ИТ-службой, службой безопасности или управляющей компанией холдинга.

Реестровое ПО особенно важно для компаний с госучастием, промышленных предприятий и организаций, где новые системы должны соответствовать внутренним требованиям по импортонезависимости.

Но сам факт выбора российской платформы не решает вопрос безопасности.

B2B-портал хранит коммерчески чувствительные данные:

• →договорные цены;
• →данные контрагентов;
• →документы;
• →историю заказов;
• →задолженность;
• →условия отгрузки.

Поэтому после запуска нужно регулярно обновлять платформу, контролировать права доступа, следить за резервными копиями и закрывать уязвимости.

Без сопровождения портал постепенно становится техническим и информационным риском.

Стоимость, сроки и порядок запуска

Стоимость B2B-портала зависит от нескольких факторов:

• →выбранной редакции 1С-Битрикс;
• →объёма каталога;
• →состояния 1С;
• →сложности цен;
• →количества ролей в кабинете;
• →сценариев согласования;
• →требований к документам;
• →сложности обмена;
• →требований к производительности и безопасности.

Проект на готовом модуле запускается быстрее, если процессы типовые и данные в порядке. Индивидуальная разработка занимает больше времени, но лучше подходит для компаний со сложными правилами продаж.

Сроки сильнее всего зависят от интеграции с 1С. Если учётная система доработана, а данные ведутся нестандартно, это нужно учитывать сразу.

Запуск лучше делить на этапы. Первый этап:

• →каталог;
• →персональные цены;
• →авторизация клиентов;
• →личный кабинет;
• →оформление заказа;
• →обмен с 1С;
• →документы;
• →базовые статусы.

Следующие этапы:

• →согласование заказов;
• →расширенные роли;
• →рекламации;
• →сложные отчёты;
• →дополнительные сценарии по складам;
• →интеграции с CRM, логистикой и другими системами.

Так клиенты быстрее получают рабочий инструмент, а портал развивается дальше под реальные сценарии работы.

Как оценить экономический эффект

B2B-портал должен снижать ручную нагрузку и ускорять работу с заказами.

Для оценки эффекта нужно посчитать:

• →сколько заказов менеджеры получают вручную;
• →сколько времени уходит на обработку одного заказа;
• →сколько запросов приходит по документам;
• →сколько обращений связано со статусами заказов;
• →сколько ошибок возникает при ручном переносе данных;
• →сколько повторных заказов клиенты могли бы оформлять сами.

Главный показатель после запуска - доля заказов, которые проходят через портал без участия менеджера.

Если через несколько месяцев клиенты продолжают массово отправлять заявки в почту, значит, портал не закрыл ключевой сценарий. Причины могут быть разные: неактуальные цены, неполные остатки, неудобный быстрый заказ, непонятные статусы или отсутствие привычки у менеджеров переводить клиентов в кабинет.

Эти вопросы нужно решать сразу после запуска, иначе портал останется формальным проектом, а не рабочим каналом продаж.

Какие вопросы решить до выбора подрядчика

Перед стартом проекта нужно ответить на несколько вопросов.

• 01В каком состоянии 1С: типовая она или доработанная?
• 02Корректно ли ведутся номенклатура, цены, остатки и договоры?
• 03Сколько товаров в каталоге?
• 04Сколько типов цен используется?
• 05Как часто меняются цены и остатки?
• 06Есть ли скидки и условия, которые сейчас не формализованы в системе?
• 07Сколько юрлиц может быть у одного клиента?
• 08Нужны ли роли и согласование заказов?
• 09Какие документы клиент должен получать в кабинете?
• 10Какие данные должны обновляться сразу, а какие можно обновлять по расписанию?
• 11Подходит ли готовый модуль или нужна разработка под процессы компании?
• 12Какие требования есть у ИТ-службы и службы безопасности?
• 13Кто будет отвечать за сопровождение после запуска?

Ответы на эти вопросы помогают точнее определить архитектуру, сроки и стоимость проекта.

Как Вебформат работает с B2B-порталами

Вебформат 25 лет работает с проектами на 1С-Битрикс и B2B e-commerce. Мы делаем порталы для компаний, где важны не только каталог и корзина, но и интеграция с учётными системами, сложные цены, личные кабинеты, документы и долгосрочное развитие проекта.

В таких проектах мы сначала разбираем 1С, данные, правила продаж и реальные сценарии работы клиентов. После этого становится понятно, где подойдёт готовое решение, а где нужна разработка под процессы компании.

Мы проектируем B2B-порталы и оптовые интернет-магазины на 1С-Битрикс: персональные цены, заказ по договору, дилерские кабинеты и двусторонний обмен с 1С. Как это выглядит на готовом проекте - в кейсе B2B-платформы с дилерским кабинетом и обменом с 1С.