Организация реестра документов в Битрикс24
Делопроизводство — важная часть деятельности любого предприятия, как частного так и государственного. С годами в компании скапливается большое количество документов, хранение которых важно правильно организовать. Для этого создаются реестры документов — списки входящих и исходящих документов компании. Важно учитывать, что разные подразделения работают с разными типами документов, например, у отдела продаж есть реестр договоров покупателями, у отдела маркетинга — договоры с поставщиками услуг.
Задача клиента
Организация реестра документов в Битрикс24 для упрощения работы всем сотрудникам, которые с ними работают. Перенос архива документов из MS SharePoint. Права доступа должны быть разграничены между сотрудниками и подразделениями. Обязательные условия — удобный поиск, возможность редактирования, загрузки и выгрузки документов.
Что сделали мы
Стандартного функционала Битрикс24 хватает, чтобы сгенерировать договор и при помощи бизнес-процессов сохранить этот договор в нужную папку на диске.Но как быть, если документы изначально хранились в MS SharePoint и накопилось их достаточно большое количество? А ещё представьте, что все эти документы нужно просматривать в списке со своим набором полей, которые должны быть видны не всем сотрудникам.
![рд1.jpg рд1.jpg](https://www.webformat.ru/upload/medialibrary/d7c/xd7c9743f1a146044216df1984af9a151.jpg.pagespeed.ic.z9n4He3AO1.jpg)
Интеграция с sharepoint у Битрикс24 имеется, но нам она не подходит в силу описанных выше условий. К тому же, с точки зрения иерархии работать с этими документами в битриксе будет неудобно. Тогда мы решили доработать Диск таким образом, чтобы все документы можно было загружать с нужной заказчику иерархией, настраивать свои права доступа на просмотр документов/папок, а также указывать дополнительную информацию по каждому из документов.
Начнём с того, что мы доработали внешнее отображение документов и вывели туда необходимую дополнительную информацию:
![рд2.jpg рд2.jpg](https://www.webformat.ru/upload/medialibrary/7f2/x7f25aafcb97c51e72943a8435eee8312.jpg.pagespeed.ic.ph89hYzsfM.jpg)
Кроме этого, мы сделали возможным поиск и сортировку по требуемой дополнительной информации:
![рд3.png рд3.png](https://www.webformat.ru/upload/medialibrary/dd8/638xNxdd8d43f29bef1bbf85edd92a97413678.png.pagespeed.ic.8gs3fi2B0K.png)
Типовой функционал Битрикс24.Диск позволяет настраивать права доступа на те или иные папки или файлы в них, соответственно, можно достаточно гибко настроить, какие документы можно просматривать, а какие редактировать.
Кроме этого, была доработана форма добавления документа, чтобы дополнительная информация отображалась и там тоже:
![рд4.png рд4.png](https://www.webformat.ru/upload/medialibrary/532/540xNx5325fd0566d78bae97af51845df373ca.png.pagespeed.ic.VZvFyef-EP.png)
Также для заказчика был доработан механизм импорта существующих документов из внешней системы, а именно их свойств. В данном случае использовался Excel, где у каждого документа был свой набор дополнительной информации, что позволило нам настроить соответствие ещё не загруженных файлов с их свойствами. Тогда, загрузив позднее файлы, дополнительные свойства автоматически присвоятся соответствующим документам.
Через административную панель сайта существует возможность выгрузить отфильтрованный определённым образом список документов:
![рд5.png рд5.png](https://www.webformat.ru/upload/medialibrary/75e/450xNx75e9ea32b3d1aec04a80f3adccb360b5.png.pagespeed.ic.UpSNFQw3Wo.png)