Внедрение на портал Битрикс24 процесса подачи заявки в IT-отдел
Описание задачи
От IT- директора компании поступил запрос о необходимости внедрения на портал процесса подачи заявки в IT-отдел. Cотрудники компании пишут в разные мессенджеры/на почту, что было очень не удобным для самого IT-директора и сотрудников его отдела, так как обращения могли потеряться, приходилось самим ставить задачи на портале либо их забывали ставить, не всегда был известен статус обращения, загрузка исполнителя и т.д. А еще есть сотрудники, которых нет на портале и их пока не планируют добавлять, но они тоже должны иметь возможность подавать заявки.![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/367x319ximage1.jpg.pagespeed.ic.kQUtvf7v6p.jpg)
Решение
Заявку в IT-отдел мы осуществили через стандартный функционал Битрикс.1. Сотрудник сканирует телефоном QR- код, который у них размещен на стенде.
2. Заполняет форму.
3. Управляющему этого сотрудника в Битрикс или на почту приходит уведомление из которого можно перейти в задание.
![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/847x326ximage2.jpg.pagespeed.ic.FMKpNIO4zq.jpg)
4. Управляющий решает согласовать или отклонить заявку, а так же указывает направление проблемы, срочность, прописывает свой комментарий.
![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/780x437ximage3.jpg.pagespeed.ic.me9gJ5PmKG.jpg)
![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/809x445ximage4.jpg.pagespeed.ic.4lgp-x2J2V.jpg)
5. После того, как управляющий согласовал заявку, ответственному за направление проблемы приходит уведомление из которого можно перейти в задание.
6. В задании заявку нужно согласовать или отклонить и оставить свой комментарий.
7. После согласования заявки ставится задача исполнителю направления. В задаче отображается вся необходимая информация.
![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/809x440ximage5.jpg.pagespeed.ic.7TrdE0awjE.jpg)
8. После того, как исполнитель выполнил задачу, он фиксирует результат в задаче, завершает её и результат отображается в карточке заявки и всем участникам процесса приходит об этом уведомление с самим результатом.
![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/811x470ximage6.jpg.pagespeed.ic.Yn0pp2Ksi5.jpg)
9. В карточке заявки отображен весь процесс согласования и указано от какого сотрудника, из какого города, из какого отдела подана заявка. Отображается стадия заявки, дата и время подачи, направление, срочность, описание проблемы и комментарии всех участников. Прикреплена задача исполнителю.
![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/811x277ximage7.jpg.pagespeed.ic.tSStZZ0F2M.jpg)
10. В любой момент IT-директор может зайти и посмотреть на каких стадиях находятся заявки.
11. IT-директор может посмотреть сколько заявок выполнено у исполнителя за период, просто указав это в фильтре.
![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/725x295ximage8.jpg.pagespeed.ic.VYG1nbeNrs.jpg)
![](/upload/cases/zayavka-v-it-otdel/811x230ximage9.jpg.pagespeed.ic.Nhawz9tCgY.jpg)
Заключение
Теперь все заявки для IT-отдела находятся в одной системе, в которой работают все сотрудники компании. Ни одна заявка не теряется. В карточке заявки отображается вся необходимая информация, прикреплена задача исполнителю. С помощью фильтрации можно смотреть:- нагрузку по выбранному исполнителя за любой период,
- по каким направлениям (всего их 4) было больше обращений за выбранный период,
- сколько заявок в работе у выбранного исполнителя на текущий момент,
- сколько заявок выполнено и не выполнено у выбранного исполнителя за любой период.