Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - один из самых частых запросов, с которыми к нам приходят. Сценарий обычно один: компания растёт, часть сотрудников работает удалённо или в других городах, а трудовые договоры, приказы и заявления всё ещё подписывают на бумаге - распечатать, подписать, отсканировать, переслать, дождаться оригинала почтой.
КЭДО убирает бумагу из этой цепочки: документ создаётся, подписывается и хранится в электронном виде, юридически значимо. Разберём, что это такое по закону и как мы поднимаем КЭДО в Битрикс24.
Что такое КЭДО
КЭДО - это оформление, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде, без дублирования на бумаге. Возможность закрепил закон 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года: он добавил в Трудовой кодекс статьи 22.1-22.3, которые описывают электронный документооборот в сфере труда.
Работодатель сам решает, переходить ли на КЭДО, выбирает платформу (своя информационная система или государственная) и получает согласие сотрудников. После перехода трудовые документы можно подписывать дистанционно - из любой точки, без личного присутствия в офисе.
Зачем это бизнесу
- →Удалённые сотрудники подписывают документы из дома. Не нужно вызывать человека в офис или пересылать бумагу почтой между городами.
- →Быстрый онбординг. Новый сотрудник подписывает весь пакет при приёме за один день, а не за неделю переписки.
- →Меньше рутины у кадровиков. Документы формируются по шаблонам, статусы видны на доске, не нужно бегать с папками за подписями.
- →Ничего не теряется. Все версии и подписи хранятся в системе, есть журнал, кто и когда подписал.
- →Экономия на бумаге, печати и хранении. Особенно заметна при большом штате и нескольких офисах.
Какие подписи нужны
Юридическая значимость документа зависит от типа электронной подписи. В кадровом ЭДО используются три:
- →УКЭП - усиленная квалифицированная подпись. Самая защищённая, приравнена к собственноручной без дополнительных соглашений. Со стороны работодателя подписание идёт именно ей.
- →УНЭП - усиленная неквалифицированная. Сотрудник может получить её бесплатно через приложение Госключ.
- →ПЭП - простая электронная подпись. Подходит для части документов (например, ознакомлений).
Госключ - бесплатное государственное приложение: сотрудник выпускает в нём подпись через подтверждённую учётную запись Госуслуг и подписывает кадровые документы прямо со смартфона. Это снимает главный барьер - не нужно покупать сотрудникам подписи и носить токены.
Как это устроено в Битрикс24
Битрикс24 закрывает весь цикл кадрового документа внутри одной системы - там же, где у компании задачи, чаты и процессы. Мы разворачиваем КЭДО так:
- 01Шаблоны документов. Готовим шаблоны трудовых договоров, допсоглашений, приказов, заявлений - данные подставляются из карточки сотрудника, кадровику не нужно заполнять всё вручную.
- 02Подпись через Госключ. Работодатель подписывает УКЭП, сотрудник - подписью из Госключа со смартфона. Без бумаги и личного визита.
- 03Статусы на канбан-доске. Каждый документ виден на доске: черновик, на подписании, подписан, отклонён. HR в любой момент видит, где что застряло.
- 04Роли и права. Разграничиваем доступ для HR, руководителей и сотрудников - каждый видит и делает только своё.
- 05Журнал и хранение. Все подписи и версии хранятся в системе, есть журнал аудита: кто, что и когда подписал.
- 06Интеграция с 1С:ЗУП. Кадровые данные и документы синхронизируются с зарплатным и кадровым учётом, без двойного ввода.
С чего начать переход на КЭДО
Перед запуском полезно ответить на несколько вопросов - они определяют, как настроить систему:
- →какие документы переводим в электронный вид в первую очередь (приём, отпуска, командировки, ознакомления);
- →какой подписью подписывают работодатель и сотрудники;
- →на какой платформе ведём КЭДО - Битрикс24, 1С:ЗУП или их связка;
- →как получаем согласие сотрудников и подключаем их к Госключу;
- →кто отвечает за шаблоны и за актуальность кадровой базы.
Дальше настраиваем шаблоны, роли, статусы и подписание, переносим первую группу документов и обучаем кадровиков. Если хотите перейти на КЭДО - разберём ваши процессы на диагностике и предложим порядок перехода под вашу систему.
