Задачи и проекты - главный инструмент Битрикс24, чтобы планировать работу и успевать в срок: ставить задачи себе и коллегам, вести их и контролировать. Но сама постановка задачи - это навык. Задача без ответственного, срока и понятного результата повисает, и инструмент не помогает.
Разберём, как поставить задачу в Битрикс24 так, чтобы она дошла до конца.
Шаг 1. Название и описание
Название должно быть таким, чтобы задачу было видно среди десятков других. В описании распишите ответственному, что именно нужно сделать. Важные задачи отметьте флагом - сотрудник сразу поймёт, что вопрос срочный.
Шаг 2. Чек-лист
Крупную задачу разложите на шаги чек-листом. Так исполнителю понятно, из чего она состоит, а вам - на каком этапе работа.
Шаг 3. Роли участников
В задаче четыре роли - они разводят зоны ответственности:
- →Ответственный - исполнитель, который делает задачу.
- →Постановщик - тот, кто поставил задачу и принимает результат.
- →Соисполнитель - помогает с выполнением, их может быть несколько.
- →Наблюдатель - следит за ходом, но сам не делает.
Шаг 4. Сроки
Поставьте крайний срок - вплоть до минуты, если нужно. Дедлайн превращает пожелание в задачу, по которой видно, успевает команда или нет.
Шаги 5-6. Дополнительные настройки
Во вкладке Ещё настраивают, можно ли менять сроки и учитывать ли выходные и праздники. В дополнительных параметрах задачу связывают с проектом, включают учёт времени, напоминания, повторение, привязку к CRM, теги, пользовательские поля и результат задачи. Когда всё готово - Поставить задачу.
Когда задач много и они складываются в крупный проект, помогает гибкий подход - Скрам в Битрикс24 со спринтами и бэклогом. Если хотите выстроить работу с задачами под свою команду - разберём процессы на диагностике.
