Битрикс24СогласованиеКанбанЭДО

Автоматизация согласования договоров для Moremio в Битрикс24.

Moremio масштабирует поставки, и договорные отношения нужно оформлять быстро и без ошибок. Вместо разрозненной переписки и множества файлов собрали прозрачный процесс согласования договоров в Битрикс24.

ЗадачаБыстро и безошибочно оформлять договоры с контрагентами

ВходСтруктурированная форма в ленте новостей Битрикс24

Маршрут6 ролей: от руководителя инициатора до руководителя

КонтрольФиксация причин отказов и протокол решений

ПодписьЗагрузка скана и фиксация формата (ЭДО / бумага)

Задача

Договоры жили в переписке и файлах

Компания масштабирует поставки и нуждается в быстром и безошибочном оформлении договорных отношений. Вместо прозрачного процесса была разрозненная переписка и множество файлов, что замедляло согласование договоров.

→Согласование шло в переписке и по файлам
→Сроки оформления договоров затягивались
→Нет единого протокола решений и истории изменений

Решение

Канбан согласования с типовыми заданиями

Единый вход в процесс - из ленты новостей Битрикс24 через структурированную форму с реквизитами договора и контрагента. Карточка автоматически создаётся на канбан-доске и маршрутизируется по стадиям: руководитель инициатора, юрист, бухгалтерия, главный бухгалтер, финдиректор, руководитель.

Договор можно отправить на доработку с комментариями, в карточке фиксируются протокол решений и история изменений. Уведомления уходят в чат и на почту с указанием причин отказов. На финале загружается скан подписанного договора и фиксируется формат подписания - ЭДО или бумажный носитель.

→Структурированная форма ввода реквизитов договора
→Канбан с маршрутом по шести ролям
→Отправка на доработку с комментариями и протоколом
→Загрузка скана и фиксация формата подписания

Результат

Согласование прозрачно и под аудит

Цикл согласования проходит быстрее за счёт автоматической маршрутизации и типовых заданий. Вся работа прозрачна благодаря канбан-доске с актуальными стадиями. Качество поддерживается обязательными полями и фиксацией причин отказов, а история действий и протокол обеспечивают юридическую чистоту и аудит.