Вебформат

Главная/Кейсы/Внутренний процесс

Битрикс24СогласованиеКанбанБизнес-процессы

Систематизация и автоматизация согласования договоров в Битрикс24.

Согласование договоров шло вручную: документы рассылали по почте и в чатах, статусы терялись, сроки затягивались. Перевели процесс на канбан-доску с автоматической маршрутизацией и формированием листа согласования.

Обложка кейса: Систематизация и автоматизация согласования договоров в Битрикс24
ЗадачаСделать согласование договоров прозрачным и быстрым
Этапы6 стадий: от руководителя инициатора до генерального директора
ВходИнтерактивная форма заявки в ленте новостей Битрикс24
ДокументЛист согласования формируется автоматически
РезультатСреднее время согласования сократилось на 40%
01

Задача

Договоры терялись между отделами

Процесс согласования был фрагментирован: инициаторы рассылали документы вручную по почте и в чатах, статусы терялись, сроки затягивались. Никто не видел прозрачно, на каком этапе договор и кто отвечает за текущую итерацию.

  • Документы ходили по почте и в мессенджерах
  • Статусы и ответственные были непрозрачны
  • Сроки согласования затягивались без контроля
02

Решение

Канбан согласования с автомаршрутизацией

Подачу заявки на согласование вынесли в интерактивную форму прямо в ленте новостей Битрикс24. Дальше договор идёт по канбан-доске из шести этапов: руководитель инициатора, юрист, бухгалтер, главный бухгалтер, финансовый директор, генеральный директор. В карточке согласования есть общий раздел и таймлайн всех действий.

Документ автоматически переходит между этапами, участники получают уведомления, а лист согласования формируется без ручной сборки.

  • Интерактивная форма подачи заявки в ленте новостей
  • Канбан из шести этапов согласования
  • Карточка с таймлайном всех действий по договору
  • Автоформирование листа согласования и уведомления
03

Результат

Согласование быстрее и прозрачнее

Среднее время согласования сократилось на 40%, потери информации между отделами исключены. 90% данных в карточке заполняются автоматически, а статус каждого договора виден в канбане. Руководители получили прозрачную аналитику по этапам и узким местам.

Цифры кейса

Что изменилось

40%
среднее время согласования
6
этапов согласования на канбан-доске
90%
данных в карточке заполняется автоматически
100%
прозрачность статуса каждого договора

Интерфейсы и фрагменты

Как это выглядит у клиента

Похожая задача у вас в компании?

Обсудим ваш проект: что из этого кейса применимо к вашим процессам и в какой срок. Без обязательств.