Систематизация и автоматизация согласования договоров в Битрикс24.

Согласование договоров шло вручную: документы рассылали по почте и в чатах, статусы терялись, сроки затягивались. Перевели процесс на канбан-доску с автоматической маршрутизацией и формированием листа согласования.

ЗадачаСделать согласование договоров прозрачным и быстрым

Этапы6 стадий: от руководителя инициатора до генерального директора

ВходИнтерактивная форма заявки в ленте новостей Битрикс24

ДокументЛист согласования формируется автоматически

РезультатСреднее время согласования сократилось на 40%

Задача

Договоры терялись между отделами

Процесс согласования был фрагментирован: инициаторы рассылали документы вручную по почте и в чатах, статусы терялись, сроки затягивались. Никто не видел прозрачно, на каком этапе договор и кто отвечает за текущую итерацию.

→Документы ходили по почте и в мессенджерах
→Статусы и ответственные были непрозрачны
→Сроки согласования затягивались без контроля

Решение

Канбан согласования с автомаршрутизацией

Подачу заявки на согласование вынесли в интерактивную форму прямо в ленте новостей Битрикс24. Дальше договор идёт по канбан-доске из шести этапов: руководитель инициатора, юрист, бухгалтер, главный бухгалтер, финансовый директор, генеральный директор. В карточке согласования есть общий раздел и таймлайн всех действий.

Документ автоматически переходит между этапами, участники получают уведомления, а лист согласования формируется без ручной сборки.

→Интерактивная форма подачи заявки в ленте новостей
→Канбан из шести этапов согласования
→Карточка с таймлайном всех действий по договору
→Автоформирование листа согласования и уведомления

Результат

Согласование быстрее и прозрачнее

Среднее время согласования сократилось на 40%, потери информации между отделами исключены. 90% данных в карточке заполняются автоматически, а статус каждого договора виден в канбане. Руководители получили прозрачную аналитику по этапам и узким местам.