Внедрение на портал Битрикс24 процесса подачи заявки в IT-отдел.

Сотрудники писали в IT-отдел в разные мессенджеры и обращения терялись. Собрали процесс заявок на стандартном функционале Битрикс24: подача через QR-код, многоступенчатое согласование и контроль.

ЗадачаСвести разрозненные обращения в IT-отдел в единый процесс, чтобы заявки не терялись

РешениеПодача через QR-код и форму, согласование руководителем и ответственным, автозадача исполнителю, фильтры и отчёты

РезультатВсе заявки в одной системе с уведомлениями на каждом этапе, ни одна не теряется

СтекБитрикс24 (стандартный функционал)

Где работаетВнутренний процесс компании, доступно даже сотрудникам без портала

Задача

Описание задачи

От IT- директора компании поступил запрос о необходимости внедрения на портал процесса подачи заявки в IT-отдел. Cотрудники компании пишут в разные мессенджеры/на почту, что было очень не удобным для самого IT-директора и сотрудников его отдела, так как обращения могли потеряться, приходилось самим ставить задачи на портале либо их забывали ставить, не всегда был известен статус обращения, загрузка исполнителя и т.д. А еще есть сотрудники, которых нет на портале и их пока не планируют добавлять, но они тоже должны иметь возможность подавать заявки.

Решение

Заявку в IT-отдел мы осуществили через стандартный функционал Битрикс. 1. Сотрудник сканирует телефоном QR- код, который у них размещен на стенде. 2. Заполняет форму. 3. Управляющему этого сотрудника в Битрикс или на почту приходит уведомление из которого можно перейти в задание. 4. Управляющий решает согласовать или отклонить заявку, а так же указывает направление проблемы, срочность, прописывает свой комментарий. 5. После того, как управляющий согласовал заявку, ответственному за направление проблемы приходит уведомление из которого можно перейти в задание. 6. В задании заявку нужно согласовать или отклонить и оставить свой комментарий. 7. После согласования заявки ставится задача исполнителю направления. В задаче отображается вся необходимая информация. 8. После того, как исполнитель выполнил задачу, он фиксирует результат в задаче, завершает её и результат отображается в карточке заявки и всем участникам процесса приходит об этом уведомление с самим результатом. 9. В карточке заявки отображен весь процесс согласования и указано от какого сотрудника, из какого города, из какого отдела подана заявка. Отображается стадия заявки, дата и время подачи, направление, срочность, описание проблемы и комментарии всех участников. Прикреплена задача исполнителю. 10. В любой момент IT-директор может зайти и посмотреть на каких стадиях находятся заявки. 11. IT-директор может посмотреть сколько заявок выполнено у исполнителя за период, просто указав это в фильтре.

Подробнее

Заключение

Теперь все заявки для IT-отдела находятся в одной системе, в которой работают все сотрудники компании. Ни одна заявка не теряется. В карточке заявки отображается вся необходимая информация, прикреплена задача исполнителю. С помощью фильтрации можно смотреть: Всем участникам процесса приходят уведомления в Битрикс или сообщения на почту на каждом этапе. А самое главное! Это процесс осуществлен на стандартном функционале Битрикс, что позволяет снизить стоимость внедрения. <div class="

→нагрузку по выбранному исполнителя за любой период,
→по каким направлениям (всего их 4) было больше обращений за выбранный период,
→сколько заявок в работе у выбранного исполнителя на текущий момент,
→сколько заявок выполнено и не выполнено у выбранного исполнителя за любой период.

Интерфейсы и фрагменты