Задача клиента
Сегодня для компаний, в работе которых присутствуют процессы, связанные с перевозкой грузов, важно внедрить удобную систему для организации слаженного и оперативного взаимодействия всех участников процедуры управления транспортной логистикой.
Цель задачи - повысить эффективность в процессе подбора перевозчика для выполнения рейсов по заданному маршруту в указанный срок.
Что сделали мы?
Проект был реализован на двух смарт-процессах. Для удобства, основной процесс “Логистика” был выделен в отдельный пункт главного меню.
Поля в разделах ОБЩИЙ и МАРШРУТ:
Раздел ОБЩИЙ: 1 - “Наименование продукта” 2 - “Количество” 3 - Выбираем единицу измерения из предложенных вариантов 4 - Указываем свой вариант, если в поле 3 нет нужного значения 5 - Дата и время подачи транспорта.
После создания заявки, карточка будет находиться в стадии “Новая заявка”, сотрудникам отдела Логистики в колокольчик (правое вертикальное меню) придет уведомление "Новая заявка"
Далее, любой сотрудник отдела логистики может взять заявку в работу, для этого необходимо перетащить карточку на стадию “Заявка в работе” либо открыть карточку и сверху выбрать стадию “Заявка в работе”.
После выполненных манипуляций сотрудник становится ответственным за исполнение заявки, в карточке в разделе “Общий” автоматически заполняется поле “Ответственный отдел Логистики” и в блоке Автоматизация (см. левое вертикальное меню) появляется красная метка с цифрой, что означает - у вас новое задание.
Ответственный сотрудник отдела Логистики переходит в задание “Предоставить 3-5 компаний для перевозки продукции”
и заполняет поля (со звездочкой обязательные - информация по 3м перевозчикам, 4й и 5й заполняется по желанию)
После выполнения задания “Предоставить 3-5 компаний для перевозки продукции” карточка автоматически перемещается в стадию “На проверку инициатору”, Инициатору заявки ставится задание “Для заявки “......” выберите перевозчика” (уведомление - красная метка с цифрой в блоке Автоматизации) и руководителю Инициатора заявки приходит уведомление в колокольчик.
Второстепенный процесс “Перевозчики” связан с главным процессом “Логистика” и добавлен в карточку Заявки. После выполнения Задания ответственным сотрудником отдела Логистики, в карточке Заявки в верхнем меню в разделе “Перевозчики” появится список перевозчиков со статусом “Заявка обработана”.
Теперь инициатор заявки переходит в своё задание, знакомится с информацией и принимает решение.
Если ни один из предложенных вариантов не подходит, выбирается в пункте Другое - “Нет подходящего перевозчика”.
После выполнения задания “Для заявки “......” выберите перевозчика”, карточка автоматически переходит в стадию "Согласовано/подготовка к рейсу"
В карточке, перейдя в раздел верхнего меню “Перевозчики”, можно посмотреть как изменились статусы Перевозчиков
Если ни один из предложенных перевозчиков не был выбран, карточка автоматически вернется на начальную стадию и работа с карточкой начинается заново, список перевозчиков дополнится новыми, после повторного подбора.
Далее создается задание на ответственного отдела Логистики “Заполните информацию по перевозчику “....” и прикрепить скан заявки “....””. Необходимо заполнить все обязательные поля и сохранить задание.
Нужные поля в карточке заявки раздела “ДАННЫЕ ПО ПЕРЕВОЗЧИКУ/ДОКУМЕНТЫ” заполняются автоматически, также карточка автоматически переносится в стадию "Сбор закрывающих документов"
Исполнителю заявки придет уведомление в колокольчик “Прикрепите скан УПД, ТТН, после этого Заявку можно закрыть. Срок три недели от даты ……...”
После завершения рейса Исполнитель заявки прикрепляет скан УПД, ТТН в поле карточки “Скан закрывающих документов” раздела “ДАННЫЕ ПО ПЕРЕВОЗЧИКУ/ДОКУМЕНТЫ” и закрывает заявку